关于档案管理工作的论文题目大全

档案管理论文:加强基础工作是档案管理现代化的前提　　理基础工作存在的主要问题分析　　众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入�计算机　的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充　　分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢�哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢�总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面�一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多�二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍�三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用�四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现�五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的�六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。　　二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平　　从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。　　1�全面普查案卷，去糟取精　　这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。　　2�重新组合案卷实现案卷规范化　　将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。　　3�结合本馆实际规范著录工作　　著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。　　4�统一分类号保证检索查全率　　计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。　　5�规范题名保证检索查准率　　档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是�在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委�北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委�还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种�必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。　　另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。　　三、加快数据准备推进档案现代化管理进程　　在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作　　不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。　　1�分清轻重缓急，循序渐进　　档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。　　2�分级次著录，省时省力　　在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录�对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录�而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。　　3�分门别类，充分利用档案原基础　　对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引�而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。　　4�用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率　　“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊�我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇�关键词　进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如�拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”有人写“基建”有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题�分属关系　。　　近年来我们在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。

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关于档案管理工作的论文题目有哪些

学校人事档案管理干部人事档案和文书档案、基建档案一样具有使用价值和保存价值，是国家档案的重要组成部分。干部人事档案是一个以干部个人姓名为单位，便于集中保管和提供利用的整体形式，是组织人事等有关部门按照党的政策在培养选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。干部人事档案管理又是按照科学的原则和方法进行整理、分类、保管，为组织人事工作提供服务的一项专门性工作。因此，干部人事档案对于历史地、全面地考察、了解干部和正确选拔、使用干部，提高学校管理水平，无疑都具有重要意义。一、新时期学校干部人事档案管理工作的作用干部人事档案在学校管理中具有导向和联接作用干部人事档案是学校档案的重要组成部分，是学校干部管理资料的核心内容，是各所学校推进干部人事制度改革、干部教师队伍建设等工作的重要参考材料。并可为上级部门对学校干部人事工作的宏观决策提供必要的资料和依据。这是干部人事档案的导向作用。另外，从组织和个人的关系来看，干部人事档案工作是“教工之家”的重要体现。干部个人档案清楚地记载着一个干部的自然状况、社会关系和历史、现实表现，这些材料存放保管在单位组织人事部门，可以使广大教职工对组织人事部门有一种归属感和信任感，如同把自己最宝贵的东西放在家中一样，使个人与组织联系更密切。同时，对干部、教工又会无形中形成一种约束力，促使他们更好地为学校的稳定和发展做好工作，从而有利于学校各项管理工作的顺利实施。这便是干部人事档案工作的联接作用。干部人事档案在学校教师队伍管理工作中起着促进作用学校的根本任务是培养适应我国经济建设需要的合格人才。学校教育教学改革涉及的内容极其广泛，但就整体而言，师资队伍的建设和管理是其中最为重要的。教师是教学过程中的主导因素，教师的素质和水平直接影响教育教学质量乃至人才培养的质量。干部人事档案记录了全校每位教师的个人简历、专业结构、专业技术考核、进修提高、教学评估、科研授奖等情况，是一套完整地反映每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。有了这样一种可靠的凭证，就可以有目的、有计划地合理使用每一位教师，在选调优秀教学人员时可根据其人事档案了解情况，在评定职称时可把人事档案中记载的成绩作为依据之一。因此，干部人事档案管理工作有利于调动每位教师的积极性，从而，加快学校教育教学改革的步伐。二、新时期学校干部人事档案管理工作中存在的问题管理意识滞后干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面地了解干部，选拔、使用干部具有重要意义。从事干部人事档案管理工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有的同志认为，现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大的作用；有的同志认为干部人事档案工作是干部人事档案工作人员的事情，与己无关；有的同志虽然口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中却不够重视。这些情况表明，有相当一部分人对干部人事档案工作的认识是不到位的。可以说，管档意识的滞后是制约干部人事档案工作的一个重要因素。管理机制滞后从目前情况看，学校干部人事档案有的隶属于组织部门，有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室。就工作性质来说，干部档案应与文书档案、科技档案、财会档案一并归档案室管理。但在许多学校，还没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的现象，如反映教学情况、教学奖惩的材料，是作为教师业务档案存放在教务处或师资科。分散的管理格局，使干部档案材料不能全面地反映干部的真实面貌。干部档案材料的收集是干部档案工作的重点和难点，目前主要仍是依赖于行政手段，材料收集的办法老化而单一，真正反映个人特性的材料少，档案材料缺乏科学的定性描述和定量考核，档案语言比较僵化抽象，信息资源往往不能准确地反映个人的真实情况，也不能准确地评价一个人。管理方法滞后目前，干部档案材料主要包括记载干部本人基本状况的履历表、登记表、任免表、工资表，记载信息简单，不能全面地反映干部的特征。干部档案信息载体形式单一，未能形成声像制品，远程传递速度慢，使用价值低，不能实现科学存贮和信息资源共享。干部档案管理手段相对落后，基本处于手工操作阶段，缺乏相应的管理设备和手段，干部档案的案卷质量尚待提高。三、新时期学校干部人事档案管理工作改革的对策更新观念，加强对干部档案工作的领导随着科学技术的不断发展，许多学校的干部档案管理工作水平有着不同程度的提高。但从目前状况看，仅仅做到索引目录和检索案卷目录是远远不够的，电子储存与检索、档案管理现代化已提上日程。因此，从领导干部到具体的工作人员要跟上时代步伐，更新管理观念，深化档案管理工作改革，适应时代发展需要。同时，各级领导干部应认真深刻理解上级的有关文件精神，进一步加强对干部工作的指导，冲破传统的干部人事档案材料的管理模式，立足于干部档案资源的开发利用，改变传统的干部人事档案管理工作中的陈旧观念，充分发挥干部人事档案工作的作用。实施干部人事档案的规范化、科学化管理首先要健全工作制度。制度建设是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪众多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。我们必须进一步完善各项干部档案管理制度，并在狠抓落实上下功夫。要强化保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象。其次要加强干部人事档案硬件建设，实现档案管理的科学化和现代化。学校应该努力改善干部人事档案工作条件，添置必要的现代化技术设备，如计算机、温湿度器等，建立实用性较强的微机档案管理系统，逐步运用计算机贮存、传递、检索档案信息，提高检索速度。再次要认真做好干部档案材料的收集和归档工作，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量取决于收集和补充的档案材料的质量，对收集到的材料，要从手续是否齐全，表述是否准确精练等方面进行认真细致的鉴别，不符合要求的要及时退回纠正后再归档，不属于归档范围的要及时退还。加强干部人事档案管理队伍的建设，提高干部档案管理人员素质建立一支熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好干部档案工作的组织保证。学校干部人事档案管理人员应具备优良的思想政治品质、宽广的知识面、扎实的档案专业基础知识、较强的现代管理能力和计算机运用能力等。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，学校领导应挑选精于业务、乐于奉献的优秀干部从事干部人事档案管理工作。档案管理人员要经得起市场经济的考验，乐于奉献、具有良好的职业道德和吃苦耐劳精神。学校要加大对干部人事档案管理人员的培训力度，使他们不断丰富专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，力促学校干部人事档案工作迈上新台阶。

与档案工作人员有关的论文选题我给你要吗？？？？好的，有的，。完整的给

浅析法院电子档案管理推动电子文件归档工作的思考民族地区高校档案管理工作存在的问题与建议论文题目网档案学本科论文题目（太多了，有几百个自己挑吧）档案信息化建设的发展趋势论档案馆的未来发展浅谈科技文件形成主体及运动状态的变化趋势信息化在档案资源整合中的作用源于两种不同认识基础的理论——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之一论档案网页设计的原则浅谈电子政务建设与发展对档案工作的影响试论档案电子化管理系统数字档案馆与传统档案馆之比较数字档案馆的建设与发展档案资源平台及区域网络服务系统的建设基于互联网的信用档案管理初探论档案编研网络化生存档案信息化建设评估体系构想浅谈档案信息化建设的思路浅议档案馆计算机管理系统建设试述档案管理软件功能的共性要求中美档案专业教育比较研究档案的社会功能简论档案在信息社会中的合理配置论21世纪城建档案馆的社会功能浅谈缩微技术的应用电子档案的特点及在高考中的应用浅谈档案数字化建设中多媒体技术的应用浅谈计算机在林业工程设计档案管理中的应祝你好运！谢谢！

关于档案管理工作的论文题目怎么写

要使档案得到充分的利用，就要加大档案的开放范围，但加大档案的开放范围，又容易发生档案泄密。如何做好档案在开放利用过程中的保密工作?笔者认为要做好如下几方面工作。日常工作中，档案管理人员应重视档案保密工作，但由于在传统的保密观念影响下，一方面，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，造成大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费;另一方面，档案管理人员管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，提高档案的利用价值势在必行。机密档案应该保密，但保密目的是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。档案管理监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整转变观念，(本文共计2页)

关于文书工作与档案管理论文

提供一些秘书专业毕业论文的选题，供参考。1．试论档案的管理与利用2．档案的作用与管理刍议3．论档案人员的素质修养4．秘书人员与文书档案的关系试论档案整理工作6．档案利用工作中存在的问题及对策7．文书工作与档案管理8．电子档案与档案信息化建设9．档案管理在现代企业中的地位10．互联网时代档案管理面临的挑战与对策11．人事档案管理制度存在的问题及解决对策12．现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接13．文书档案鉴定工作之我见14．电子档案及其管理刍议15．声像档案及其管理16．现代秘书应具备的知识素质研究17．公文写作与修辞研究18．写作能力与现代秘书综合素质提高的关系19．文学修养与提高现代秘书“品位”（素质）的关系20．现代秘书快速写作研究21．应用文写作技巧研究22．现代秘书写作创新研究23．公文写作中存在的问题及对策24．试论档案资源的开发和利用25．电子写作的速度与质量研究26．秘书提高写作能力的措施研究27．现代秘书做好辅助管理工作研究28．现代秘书应具备的行政管理素质研究29．党政机关（企业）秘书实现与时俱进的措施30．试论角色意识在秘书口语交际中的重要性31．日常应用文写作规范与技法32．应用文语言也应讲究文采33．论秘书人员的角色意识34．公共关系手段在企业横向经济联合中的作用35．加入世贸后秘书人员的知识结构36．试论秘书处理人际关系的原则和方法37．试论知识经济时代的秘书素质38．试论现代公文写作人员素质的提高39．浅议电子档案的整理与保管40．论档案信息资源开发效益41．从当前机构改革看秘书工作环境的优化42．公文写作中的虚与实43．试论传统文化在现代公文写作中的作用44．论信息管理与秘书工作45．论现代办公自动化对秘书能力的要求46．关于秘书价值的思考47．论现代秘书工作的发展趋势48．浅议公文语言的精粹性49．秘书与语言文字修养50．现代女秘书的美学修养51．网络时代的文书档案管理52．论秘书职业的文化内涵53．浅析领导与秘书的相互影响54．浅谈企业文书档案管理55．办公自动化在文秘工作中的作用56．恪尽职守以文辅政——略谈秘书的文字撰写工作57．论文学修养与秘书语言58．试论市场经济下办公室职能作用的加强59．谈谈电子文件写作60．秘书参谋的艺术61．秘书人员的道德建设62．电子文化与“文档一体化”63．新形势下办公室工作人员的知识结构64．论现代秘书创造性思维的运用和开发65．秘书与文学修养66．论公文的美感67．论公文写作的程式性公共关系与人际关系的比较试论电子档案的利与弊浅议文书人员的素质要求浅谈通讯在秘书工作中的作用

现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接　　现代文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用。做好现代文秘工作，并使之和档案工作规范衔接，具有十分重要的意义。根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和今年一月一日起施行的《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）及《国家行政机关公文处理办法（以下简称《办法》），本文试就现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接问题，谈一些粗浅的认识和看法。　　一、现代文秘工作和档案管理工作的"一体两面"关系　　现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。可见，现代文秘工作是档案管理的工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。　　随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，档案界提出的"文档一体化"管理模式，便是这种"一体两面"关系的实际反映和科学应用。所谓"文档一体化"，就是从文秘和档案工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，使用"文档一体化"计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，实现文秘工作和档案工作信息共享，规范衔接。　　二、当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要问题　　实际工作中，文秘和档案实行的是分块管理制。实践证明这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是这种体制某种程度上却拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文秘工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象：　　（一）用纸不达标，装订不规范。《格式》规定公文用纸一般使用纸张定量为60g/㎡-80 g/㎡的胶版印刷纸或复印纸，型号为国际通用A4型。装订要求左侧订，不漏页，无坏钉，不脱落，不散页，后背平整。但长期以来，公文用纸很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，以至于保存时间不长便开始发黄。而且相当一部分单位还在继续延用过去的16开型纸，即使同是16开，有时大小也不一致。印刷装订中，掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题时有发生，使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。　　（二）版记不全面，附件不规范。版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现"文档一体化"的一个重要标识。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送抄发单位者有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编更给文件归档拟写案卷标题造成困难，增加了"文档一体化"的操作难度。《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行的公文制发中，有些单位却不能正确处理，有的"附件"字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，附件和正文人以对号入座等，也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。　　（三）文种使用不当，办理程序不规范。《办法》规定公文主要有十三种。但实际应用时，往往"决定"和"意见"不分，"通知"和"通告"混用，公文的实际效力常因此而削弱。最容易混淆的是"请示"和"报告"两个文种，有的该用"请示"却用了"报告"，有的"报告"中夹杂"请示"的内容，有的甚至把两个文种合二为一成"请示报告"，给公文受理机关带来不便，影响了公文作用的发挥。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象却很难避免，从而为档案工作留下后患。　　（四）原稿不齐全，编号不规范。公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿或修改稿。从某种意义上讲，修改稿特别是领导批示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。　　另外，《办法》规定撰写公文材料应该尽量使用碳素或蓝黑墨水，不能用铅笔或圆珠笔写，包括领导的签字在内。在以往物档案工作检查中，这一条几乎没有单位能完全做到，案卷中的圆珠笔字变形、铅笔字模糊难辨、有涂改痕迹等现象普遍存在，使档案的真实性难以保障。　　三、实现现代文秘工作和档案管理工作规范衔接的"三强化"措施　　要实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接，笔者认为应着重从"三强化"抓起。　　（一）强化"文档一体化"意识　　"文档一体化"的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是"文档一体化"的基础性工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。档案，是人们社会实践的历史记录，是历史的折射和缩影，是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，使人们了解它的历史传统和发展现状，靠什么？靠的是档案，靠的是大量的文件材料。可以说今天的文件，就是明天的材料。所以，每一个文秘人员头脑中都要有"档案"二字，不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按"文档一体化"的要求，规范办理好每一份公文。　　（二）强化"全过程管理"工作　　首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是"全过程管理"的前提。　　其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是"全过程管理"的根本法，全体档案工作人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。　　第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是"全过程管理"的基础。此外，还必须建立一支过硬的、相对稳定的工作队伍。文秘工作和档案工作都具有较强的专业性和技术性，不能设想一个人员素质不高、更换频繁的工作队伍能创造出优秀的工作业绩。　　第四，要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前对审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关报标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对"文件处理单"、"发文稿纸"等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件"件数"的同时，严格控制文件的"份数"，禁止滥抄滥送。　　第五，要依靠先进的装备和技术。社会已经进入信息时代，科学技术日新月异，落后的文件设备和档案工具已经不能适应《档案法》、《格式》和《办法》的要求，因此，配置性的优良的设备和工具，是"全过程管理"的关键。同时还应注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。　　（三）强化"文书部门立卷"工作　　"文书部门立卷"是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责"及时整理（立卷）、归档"。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写"案卷类目"，将其及时"对号入座"，使文件的立卷工作日常化。"文书部门立卷"主要是做好平时归卷工作，关键在于"及时"二字，及时收集，及时分类，切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷；联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。需要指出一点的是，当遇到工作人员因故调离工作岗位是时，应将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，以保证档案材料的完整齐全。

为了使档案工作进一步规范化、标准化，应该采取以下措施:一、建立健全切合实际的档案管理制度。档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则，首先，要加强硬件的建设；其次，建立档案工作网络，具体制定业务档案的各项管理制度；最后，要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。二、严格公文的制发。公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。三、做好文书以及电子文件的处理工作。工作实践表明，文书是档案的来源，档案是文书的归宿。因此，要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。电子文件也属于档案的一部分，在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。四、实施“以我为主”的立卷归档原则。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。五、提高纸质档案立卷的质量。案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。六、加强对声像档案的管理和保护。声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际，，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

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