1 引言

文件、档案作为同一信息形态的不同价值状态下的外在表现，其翻译的精确性直接影响实际文档工作中相关概念内涵、外延的界定，业务流程设计及管理举措的实施。 Documents、records、archives 是RAM （Records and Archives Management） 形态ng tai领域的基础概念，在我国的档案学领域中存在着文件、档案等不同概念。在以往引进国际标准和交流应用时，documents、records稳定地对应着 “文件”概念，而archives则对应“档案”概念。随着档案学国际学术交流的加强，国内档案学术界对将records译为“文件”提出了质疑，随之形成了不同的学术观点。结合我国文档管理实际，上述学术观点到底哪种更为准确定位records内涵，反映records与我国“文件”和“档案”之间的关系实质？基于此问题，本文首先在对国内外关于“records”内涵研究述评的基础上，论证了records与档案及文件的实质性关系；其次，基于文献调研， 梳理了documents、records、archives之间的内涵关系，并明确了三者之间的界限；再次结合我国档案学的学术实践，归纳了学者们关于档案的本质属性的多重维度，并基于档案本质属性的多维度视角，探讨了records内涵的具体界定及其翻译。

2 “records”内涵的国内外界定

2.1 国内records内涵界定

目前，国内研究关于records内涵研究，形成了“档案”观、“文件”观、“折衷”观等三种代表性观点。

2.1.1 “档案”观。持该种观点的代表学者如于丽娟、王岚等，他们指出，records更类似于中文的“档案”，而且是指机构档案室中的“档案”[1]；在随后的应用中，明确将records译作档案[2][3]，并将其相关扩展词汇records management译为档案管理[4]；侯衡则从records的价值形态和在文件生命周期中所处的运动阶段出发，论证了records译为档案的合理性[5]；上述观点已经渗透到文档管理实践，表现为在2016年我国发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》中，已将电子档案译作electronic records；

2.1.2 “文件”观。持该种观点的学者则强调，records翻译为“文件”更为恰当。具体应用中，又将records翻译为广义或狭义上的“文件”。如以广义的文件对应records的代表学者陈兆祦，在其早期率先探讨record翻译问题时，将records lifecyclemanagement其中的records译作文件，并指出该类文件是广义上的文件，它涵盖了档案子概念[6]。而以狭义的文件对应records翻译的学者刘家真等在《电子文件管理——电子文件与证据保留》中，将record翻译为文件，并指出record区别于document，是无法修改的[7]。部分学者如安小米等，则结合我国文档管理应用的实际，基于ISO/TC46/SC11国际标准，从records的管控过程，records与archives的并行使用情况等方面，论证了records译为“文件”的科学性及规范性[8]。

2.1.3 “折衷”观。持该类观点的学者指出records与“文件”和“档案”，不是二元对立，非此即彼的关系。应结合具体语境、场合灵活取义。如宋群豹指出将records译为“文件”或“档案”均不严谨，应根据使用环境灵活翻译，并提出可将records有条件地译为“记录”，通过让渡翻译的精确性以换取准确性[9]；蒋冠则进一步指出“records在内涵上既包含部分‘文件’内涵，又包含部分‘档案’内涵，在我国，其外延小于‘文件’而大于‘档案’，是介于‘文件’和‘档案’之间的过渡性概念”[10]。

实践中，以我国行业标准《档案工作者术语》（以下简称《术语》）为例，《术语》将“文件”定义为“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录”[11]，可知我国“文件”的形成者、形成活动和属概念与records类似，但该标准对文件的定义缺少 “为提供证据和信息而搁置”这一要求。因此records与《术语》关于“文件”的界定还无法完全等同。同时《术语》将档案定义为“国家机构、社会组织或个人，在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”[12]，与“文件”的定义相比，增加了“有价值”和“历史”两个限定词。其中“有价值”对应于档案的各种价值形态，包括最基本的凭证价值、情报价值以及其他价值，“历史”的限定，则说明业务活动正在使用的文件还不能称为“档案”。尽管《术语》关于档案的定义突出了档案的价值性，与records注重凭证性和参考性具有一定的契合，但是其 “历史性”、“非现行性”特征却不符合records的特征，因此records也不能完全和《术语》中的“档案”的定义等同。

总之，国内关于records内涵及其具体应用中的对应翻译并不统一，呈现多样化特点。其中持单一“文件”或“档案”观的，既有高校档案学者，又有档案行政管理机构工作人员。他们结合具体的标准、规范，强调records内涵的唯一性界定。与之相反，部分学者根据records应用情境，强调records的内涵界定，及其对应翻译，应根据records的信息形态的不同价值状态下灵活取义。

2.2 国外records内涵界定

国外相关研究中，对于records内涵的界定多见诸于国际／国家标准、行业协会标准及跨国合作科研项目中。关于records内涵代表性界定具体如下：

持交叉关系观点的学者则认为，并非所有的records都是documents，也并非所有的documents都是 records。Yeo[23]指出，documents的载体和格式多为二维的，尽管在数字时代documents的外延从曾经记录在纸质载体上的文本、图形、图像信息拓展到记录在数字载体上的音频、视频等数字信息，出现了“audiovisual documents”，但是它不能指代实体对象。records则既包括以documents形式记录的信息，也包括一些三维的实物，如用于记事和守信的结绳、木契等。同时Yeo承认每个人都有关于records的原型，用以判断某物是否属于records，但该原型通常是以documents的形式存在的，也就是说documents是records的典型形式。

表1 国外关于records的内涵界定

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加强宣传教育，构建社会共治格局。该局持续开展食品药品安全知识“五进”宣传活动，组建了500人的食品安全志愿服务大队，同时充分利用新媒体向社会及时发布消费警示、科普知识及工作动态。

总之，国外关于records内涵的界定相关研究具有一定的趋同性。表现为，records属概念上趋同为信息，同时records的形成行为，趋同为半现行文件的暂时搁置行为，而records的价值判断上，趋同为其证据性。

随着信息技术革命日新月异，物联网、云计算、大数据、人工智能等新概念和新技术的出现，在社会经济、人文科学、自然科学等领域引发了一系列革命性的突破[2]。在医学领域，随着国家信息化进程的加快和医学信息化的发展，从基础教学到临床诊断，从基因表达到靶标开发，从远程医疗到虚拟手术，计算机技术发挥着越来越重要的作用。

3 records、documents、archives 关系辨析

首场揭幕战，就是一场硬仗。改换东家的山东男篮客场对阵上赛季总冠军辽宁本钢，结果并没有出乎大多数人的预料。山东西王92∶113不敌辽宁本钢。

这真是一个很难回答的问题。张仲平车转着自己的身体，左右望望，最后把眼光落在曾真脸上，说：“看来我不是疯子让你很失望。至于我为什么来这儿……”他坏坏地一笑，“你应该知道，人有三急，这地方……还是比较适合于出恭的。这算不算新闻？不算吧？您呀，可以回去交差了。”

3.1 documents与records关系辨析

对于documents，较为普遍的定义是“记录下来的信息”。关于documents和records的关系存在两种观点：（1）属种关系，即documents作为records的上位概念，涵盖了records的外延，records从属于documents；（2）交叉关系，该观点则认为 documents和records的外延只存在部分重合。

持属种关系观点的代表有Peterson等学者，他们指出：“所有的records都是documents，但不是所有的 documents 都是 records”[20]，Livelton 则认为records是一种特殊的documents[21]，InterPARES项目也将records视为一种documents[22]。

records、documents、archives 等概念在我国的档案学研究及档案实务领域里，其对应的内涵界定及翻译是不统一的。释义相近的三个概念之间，因内涵要素之间交叉重合，又是相互依赖、相互联系的。因此，为了准确获取records的内涵，需要结合documents、archives，通过辨析三者的关系加以梳理。

由表1可知，ISO 15489-1:2016和SAA均用“信息”作为records的属概念，InterPARES则以“文件”作为其属概念，但其同时将“文件”定义为记录下的信息。因此，通过对比分析可知，表1中三者均认为records属于信息。结合表1中关于records的内涵要素的进一步分析，可知SAA关于records内涵的要素的诠释最为全面。因此以下我们以SAA关于records是“在个人或机构活动中形成或接收的固化信息或数据，并作为该活动的证据或日后参考而被搁置或保存”的内涵界定为基点展开分析。该定义中，records 与证据（evidence）、参考资料（reference）密切相关。正如Greg所说，“如果我们回顾record的定义，可以发现‘证据’概念是其核心”[17]。Cox在梳理records定义中，指出：“早在1898年《档案的整理与编目手册》（又称荷兰手册）中讨论了records的有机联系性、自然积累性，强调records背景及其作为组织证据的重要性”,“20世纪中期，records作为事务处理证据已成为共识”[18]。不仅如此，records的证据力强于一般形式的证据，Yeo指出：“对于一个主张我们可能拥有除了records以外的其他证据，但是我们可能会将records视为一种最重要的证据”。[19]

2.2.1 国外records代表性定义。在RAM领域，records的定义以及records与证据、信息等概念之间的关系，曾引起国外学术界的持续讨论。国外部分学者甚至提出“关于records，没有唯一正确的定义，不同社会背景、业务环境下，records的定义不同”[13]。RAM领域内，关于records内涵界定既有国际／国家／行业协会／标准，又有知名跨国合作科研项目。为了提取国外records内涵的共性特点，笔者选取了Information and documentation--Records management--Part 1:Concepts and principles（ISO 15489-1：2016）、永久保护真实的电子文件国际研究项目InterPARES，对比分析了三者关于records内涵的界定，具体如表1。

2001年RAM领域的第一个国际标准ISO15489颁布。作为该标准的研制者之一的Susan在回顾标准制定中，指出为避免参与标准研制国家对于records和archives因不同理解，导致对标准的规范对象产生分歧，最终将标准的适用范围明确规定为 “对公共或私有机构为其内部或外部用户管理records提供指导，而不包括对archival institutions内archival records的管理”[33]。由此可见ISO15489仍然延续了谢伦伯格将archives从records中区分出来的思想。因此，可以认为，除去records可为实物而documents多为二维记录信息这一差别，多数records是由documents转化而来，或者可以认为典型的records是一种documents，而archives现在多指永久保存在archival institutions的records，综上分析 documents、records、archives三者的关系如图 1所示。

3.2 records与archives的关系辨析

archives既可以表示档案机构 （档案馆或档案室）又可以表示档案库房，还可以表示档案，对于前两种含义，档案学界未出现分歧，但是当archives作为档案时，其与records的关系却有不同说明。

拔类超群的教风和学风是一所学校得以全速前进的快马，是每一位学生约束自我的悬梁刺股，是每一位教师精益求精的久经岁月的沉淀，也应成为每一所高校孜孜不倦的永恒追求。

关于documents是否能转化成records，也存在两种不同的声音。一种观点反对二者存在转化关系，认为records具有其特有的性质——“recordness”，自其产生就与一般的documents不同；另一种观点则赞同documents和records存在转化关系，但对转化的时机和条件有不同的理解。针对documents何时转化为records曾引发热烈讨论。英国档案学家Emmison认为：“records是对那些搁置以备保存的documents的一般化称呼”[24]；Duranti对这一观点进行了补充，认为当documents被搁置起来并按照与其他records的逻辑关系排列起来的时候，documents就转化成了records[25]；Page则给出了 documents转化为records更加具体的时间点，即当documents被著录在留存期限表时就成为了records[26]。进入数字时代，ERMS将对documents的管理和records的管理集成起来，一旦documents的内容稳定后就会被系统内置的程序捕获，表明documents成为records[27]。尽管将documents与records视为一种转化关系，并且通过人为的、外在的程序或流程（搁置、著录、捕获等）来区分documents和records，具有较强的主观性和人为性，但是这种区分方式是最明晰，也在现实文档管理中最具有操作性。

records和archives的关系经历了“由合到分”的过程。一方面，詹金逊曾将records和archives视为同义词，他将archives定义为:“任何公私机构在处理事务的过程中自然积累的documents；并保存起来用作参考，由机构内负责保管的人或其继任者保存”[28]，缪勒等人则从整体角度，认为：“archives是行政机构或其部门正式接收或产生的，并意图由该机关或部门保管的书面documents、绘画、印刷物品的整体”[29]。而另一方面谢伦伯格则将records定义为：“由公共或私有机构在履行法定义务，或在开展业务中，制作或接收的并被该机构或其合法继承者作为职能、政策、决策、程序或其他活动的证据，或因其所含数据的参考价值而保存或适于保存的所有的书籍、论文、纸张、照片或其他记录材料，不论其物理形式或特征如何”[30]。如果忽略语言表述上的区别，仅从核心要素出发，可将谢伦伯格定义的records和詹金逊等人定义的archives等同起来。同时谢伦伯格对archives给出了不同的定义，他认为：“archives是公共或私有机构中经鉴定，因其具有参考和研究价值而值得永久保存的，并且已被挑选、寄存在archivalinstitutions 中的 records”[31]。 由此可知records和archives由等同关系变为包含关系，突出了archives的永久保存、研究价值及寄存于archival institution的特征。此后records与archives之间的类似区分在北美地区持续存在。90年代Victoria在研究加拿大各省和地区的档案立法中关于records和archives的定义时，发现除魁北克以外的各省都明确将archives定义为保存在省或地区档案机构中的、有历史价值的、非现行records，并指出这些定义使records所处的运动阶段（现行、半现行、非现行）成为records的重要划分标准，而archives则专指非现行records。 [32]

在当今大数据环境背景之下，电子数据在诉讼活动中发挥着重要作用。而这样的一些电子数据证据中存在的能够证明待证事实的信息也极易遭到在诉讼活动中处于不利一方的故意损坏以及蓄意地修改。因此，电子数据保全有利于认清案件事实，发挥证据的作用，实现实体公正。电子数据是存留于互联网中可被读取的数据,存在可能被人为篡改或由于网络故障导致原本呈现于互联网终端页面的电子数据内容发生变更，使得当事人无法对原本侵害自身权益的电子数据信息进行固定而难以保障自身合法权益。由此看来，研究电子数据保全具有极为重要的价值。

图1 documents、records、archives 三者关系

4 基于档案属性多维视角下的records的内涵界定

对于records等档案学术语的翻译，必须结合我国档案学中关于“档案的本质属性”以及“文件与档案的关系”的界定进行分析。然而如同国外档案学中关于records定义的讨论一样，我国档案学界对“档案”这一概念的内涵也存有不同理解。档案的本质属性与档案定义、档案与文件的区别密切相关，持有什么样的档案本质属性观点，直接影响到对于一份材料是文件或是档案的判断。

原始记录性作为档案的重要属性，长期以来被我国档案学界视为档案的本质属性，但是无法否认的是文件也具有原始记录性，因此原始记录性无法将档案和文件区分开来。对此，黄夏基对原始记录性进行补充，增加了“历史性”以区别档案和文件[34]。但仍有学者质疑“档案的本质属性是历史的原始记录”这一观点，如伍振华提出档案的本质属性应为“备以查考性”，认为“备以查考性包括前提、动机、行为三个方面，作为证据或依据而具有保存价值，为了实现这种价值并保存起来，形成了档案这种文献的外表特征”[35]，在这一档案本质属性的表述中，“备”强调人为的保存行为，“查考”强调参考、凭证价值；查启森则认为“归档与集中保存”是档案的本质属性，指出：“构成档案的根本条件就是归档保存，没有这一程序和条件也就没有档案，这一转化使单个存在的文件集中并形成系列，使文件之间产生有机的联系而构成一个整体”[36]。换言之，归档是文件和档案之间的分水岭，是文件转化为档案的必要条件，而归档意味着将单份文件按照与其他文件的联系排列形成一个整体。基于上述不同的关于档案本质属性的观点，可得到档案与文件之间的不同关系。坚持“历史的原始记录性”观点的学者，认为档案是办理完毕的、非现行的文件；坚持“备以查考”是档案本质属性的学者，则认为档案是具有凭证和参考价值并被保存起来的文件；而将“归档与集中保存”作为档案本质属性的学者，则认为档案是经过归档的文件。当基于“档案和文件关系”的不同理解来审视records的定义，以及documents向records的转化条件时，就可能对records是“档案”还是“文件”给出不同的翻译。

5 结论

综上，参照前文documents、records与archives的关系分析，笔者认为应当将documents翻译为“文件”，archives对应档案机构 （如档案馆或档案室）保管的“永久性档案”，而records则取决于对档案本质属性的不同理解，其对应的翻译有所区别。

在录音录像过程中，审判机关不需要主动对于取证时的录音录像进行审查，只有在诉讼参与人对有关证据的合法性提出质疑时，才需要决定是否播放取证时的录音录像。根据非法证据排除规则的原理，非法证据应当在法庭审理之前排除，以免这些证据进入裁判者的视野，影响最后判决。在庭前会议上，被告人及其辩护人如果对证据收集合法性提出质疑的，法庭应当根据案情决定是否播放讯问录音录像，作为判断的依据。

由于档案部门从文件预归档环节就开始就对documents具有实际管理权限与责任，documents被捕获后即成为records，而在ERMS中捕获可能提前到documents形成阶段，因此records可能在还在为形成它们的业务活动所用，处于现行阶段，也可能进入半现行阶段，保存在机构中。在“备以查考”视角下，档案与records定义中的核心内涵高度一致：“备以查考”是对“set aside as evidence or information”的完整对应；在“归档与集中保存”视角下，文件转化为档案的条件与documents转化为records的条件相吻合。因此在这两种视角下records与“档案”的含义比较相近,可翻译为“档案”。在强调档案为办理完毕的文件的“历史的原始记录”的视角下，records可翻译为“半现行文件”。

任何概念的意义都是依赖人类的经验而存在的，人们所能找到的对概念的解释只不过是对特定社会和文化需求的回应。不同的管理体制、文化和传统让我们产生了相互联系而又存在差异的概念，如同records和档案，但是它们都是各国文档管理实践的产物。

注释与参考文献：

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